Le portage salarial est un système permettant aux consultants indépendants d’exercer leur activité en toute légalité. Avec cette alternative, ils sont amenés à engager différentes dépenses pour mener à bien leurs missions. Les frais professionnels sont remboursés par la société de portage salarial sur présentation de justificatifs et de note de frais. Il existe aussi des dépenses facturables auprès de vos clients en plus de vos honoraires pour la mission effectuée. Celles-ci sont d’ailleurs clairement stipulées dans votre contrat.
Les frais professionnels dans le cadre du portage salarial
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Les frais professionnels regroupent toutes les dépenses relatives à votre travail et au développement de votre activité :
- connexion internet ;
- abonnement téléphone ;
- déplacement ;
- restauration ;
- hébergement ;
- campagnes de publicité ;
- prospection commerciale ;
- fournitures de bureau ;
- location espace coworking ;
- matériel et consommables informatiques.
Certains d’entre eux sont remboursés par l’entreprise de portage salarial. Il faut savoir que les auto-entrepreneurs ne sont pas éligibles à la déduction de leurs frais professionnels. Le portage salarial vous permet donc de profiter de cet avantage. Les indemnisations perçues sont d’ailleurs exemptées de l’impôt sur le revenu et des charges sociales, car il ne s’agit nullement de rémunération.
Les différents types de frais professionnels
Il existe deux catégories de frais professionnels.
Les frais de mission
Ils sont facturables auprès de vos clients. Comme son nom l’indique, les dépenses sont relatives aux prestations fournies et indispensables à la réalisation de la mission. Elles incluent vos frais de déplacement ou encore vos notes de restauration. Listez-les et intégrez-les dans la négociation des termes de votre contrat. Stipulez clairement leur prise en charge par vos clients. Cette mesure est nécessaire pour éviter tout malentendu au moment d’établir la facture. La société de portage salarial remet, entre autres, aux consultants indépendants la totalité des remboursements des frais de mission.
Les frais de fonctionnement
Ces types de frais sont à la charge des travailleurs indépendants. Ils ne peuvent donc être facturés auprès des clients, car ils sont relatifs au bon fonctionnement de votre activité. En revanche, vous pouvez les déduire de vos charges grâce au portage salarial. La société de portage est en mesure de les rembourser grâce au concept d’immobilisation des dépenses. Dans ce cas, le salarié porté doit présenter tous les justificatifs nécessaires. Généralement, le taux des remboursements accordé est plafonné. Il varie en fonction de l’entreprise de portage salarial et n’excède pas 30 % de votre chiffre d’affaires brut selon l’URSSAF. Conservez précieusement tous vos justificatifs, qui sont considérés comme des pièces comptables. Classez-les par type et par ordre chronologique, facilitant ainsi leur recherche le cas échéant.
Les frais de gestion
Le portage salarial simplifie et sécurise la gestion de vos frais professionnels. Cette tâche administrative est redoutée par les indépendants, notamment si leur activité implique de nombreuses dépenses. Le portage salarial les aidant à s’en occuper conformément aux règles fiscales et comptables relatives. Pour cette tâche, l’entreprise de portage prélève une commission sur votre chiffre d’affaires. Le taux est dégressif par rapport au chiffre d’affaires cumulé et celui facturé. Ces frais garantissent un accompagnement optimal des consultants libéraux ou des auto-entrepreneurs. La prestation inclut la gestion de la comptabilité et de l’administration de l’activité. Le salarié porté bénéficie de conseil personnalisé et sur-mesure au cas par cas, en fonction de ses besoins. Il a également droit à une assistance juridique et fiscale. Il reçoit, par ailleurs, en exclusivité des offres de missions correspondant aux compétences et au domaine d’activité du prestataire libéral. En effet, l’entreprise de portage compte plusieurs consultants et micro-entreprises, créant ainsi un réseau de professionnels dont les domaines d’activité sont parfois complémentaires. Les offres de missions s’adressent en priorité aux membres du réseau. Les salariés portés pouvant, entre autres, suivre des formations en rapport avec son travail afin de se perfectionner ou d’acquérir de nouvelles compétences.
La déclaration des frais professionnels : un processus simple
Le processus de déclaration est simplifié, car il suffit de télécharger directement les pièces justificatives sur le site de l’entreprise de portage salarial. Le réseau extranet facilite cette démarche administrative. Le traitement se fait rapidement et pouvant être effectué à tout moment. Les documents fournis doivent respecter les normes légales. Ils comportent les informations nécessaires :
- identification du prestataire ou du fournisseur ayant établi la facture (nom, adresse, numéro RC ou Siret) ;
- date de la transaction ;
- taux de la TVA et montant.
Pour les tickets de restaurant, demandez toujours une note incluant la TVA afin qu’ils soient valides. Ces critères peuvent être pris en compte lors du choix de la société de portage. Demandez aussi des renseignements supplémentaires sur la politique de gestion des frais professionnels, notamment des frais de fonctionnement et de la récupération de la TVA.
